Fahrzeugauslastung im E-Fuhrpark messen und sinnvoll steuern

Die Fahrzeugauslastung im E-Fuhrpark beschreibt, wie stark Elektrofahrzeuge innerhalb eines festgelegten betrieblichen Angebots genutzt werden. Aussagekräftig wird sie, wenn du Einsatzzeit, Verfügbarkeit, Ladefenster und nicht bediente Anfragen gemeinsam auswertest. Eine einzelne Kilometerzahl reicht dafür nicht aus: Sie sagt wenig darüber, ob ein Fahrzeug zur richtigen Zeit für die richtige Aufgabe verfügbar war.

Das Ziel einer Auslastungsanalyse ist ein Fuhrpark, der die vorgesehenen Aufgaben erfüllt. Eine möglichst hohe Quote allein ist kein brauchbares Ziel. Auch eine ausdrücklich benötigte Reserve kann betrieblich sinnvoll sein. Deine Software sollte deshalb nachvollziehbar abbilden, welche Zeiten und Fahrzeuge in einer Auswertung enthalten sind.

Lege zuerst den Nenner fest

Definiere die angebotene Einsatzzeit. Ein Poolfahrzeug kann beispielsweise an 20 Arbeitstagen jeweils zehn Stunden buchbar sein. Daraus ergeben sich 200 angebotene Stunden. Werden davon 120 tatsächlich genutzt, beträgt die zeitliche Nutzung 60 Prozent.

Dabei musst du festlegen, wie du Werkstattaufenthalte, Ladezeiten und Rückgabeprüfungen behandelst. Dokumentiere sowohl die ursprünglich angebotene Kapazität als auch begründete Einschränkungen. Sonst könnte eine Quote allein dadurch steigen, dass immer mehr Stunden aus dem Nenner verschwinden.

Sinnvolle ergänzende Größen sind belegte Buchungszeit, tatsächlich genutzte Zeit, Anzahl bedienter Anfragen, abgelehnte Anfragen und geplante Reservestunden. Die Differenz zwischen Buchung und Nutzung kann auf zu große Zeitpuffer hindeuten. Sie kann aber auch aus einer bewusst großzügigen Einsatzplanung entstehen. Die Ursache prüfst du im Ablauf.

Trenne Nutzungsprofil und Verfügbarkeitsproblem

Ein Fahrzeug kann pro Woche wenige Kilometer fahren und trotzdem unverzichtbar sein. Denk an kurze, zeitkritische Fahrten mit Ausrüstung oder an ein Fahrzeug, das für einen bestimmten Einsatz bereitstehen muss. Halte daher den Einsatzzweck als eigene Information fest.

Für Elektrofahrzeuge kommen planbare Ladefenster hinzu. Ein Fahrzeug ist während einer Standzeit möglicherweise angeschlossen und für eine spätere Fahrt bereits ausreichend geladen. Ob es kurzfristig eingesetzt werden kann, hängt von Einsatzanforderung, verfügbarem Energiebedarf und betrieblichen Freigaben ab. Aus „angeschlossen“ lässt sich kein allgemeiner Verfügbarkeitsstatus ableiten.

FEMP empfiehlt, Fahrzeugbestand, Standort und Einsatzprofil für die Flottenplanung zusammenzuführen. Diese Grundidee unterstützt eine auf Aufgaben bezogene Datenerhebung. Quelle: Fleet Management Framework.

Praxisbeispiel: Nachfrage zu den richtigen Zeiten erkennen

Fiktives Rechenbeispiel: Ein Standort bietet vier Poolfahrzeuge an 20 Arbeitstagen jeweils zehn Stunden an. Die angebotene Zeit beträgt 4 × 20 × 10 = 800 Fahrzeugstunden. Tatsächlich genutzt werden 480 Stunden; die zeitliche Nutzung beträgt 60 Prozent.

Trotzdem bleiben sechs Fahranfragen unbedient. Alle liegen dienstags und donnerstags zwischen acht und zehn Uhr. Der Monatswert bildet diese Engstelle nicht ab. Die Softwareauswertung sollte deshalb zusätzlich die gleichzeitig nachgefragten Fahrzeuge je Zeitfenster zeigen.

Im Beispiel wird zunächst geprüft, ob Rückgaben am Vortag verlässlich erfasst werden, Ladefenster zur Nachfrage passen und langfristige Buchungen noch benötigt werden. Erst nach dieser Prüfung lässt sich entscheiden, ob zusätzliche Kapazität erforderlich ist. Aus der Quote allein folgt weder ein Abbau noch eine Erweiterung des Bestands.

Welche Daten du dafür brauchst

Beginne mit einer Datentabelle, die Fahrzeugkennung, Einsatzzweck, Buchungsbeginn, Buchungsende, tatsächliche Rückgabe und einen dokumentierten Verfügbarkeitsstatus enthält. Ergänze einen Grund für blockierte Zeiträume. Ladebedingte Einschränkungen sollten als eigener Grund erkennbar sein, wenn sie tatsächlich den Einsatz verhindern.

Nicht bediente Anfragen gehören ebenfalls in die Betrachtung. Halte Datum, benötigte Fahrzeugklasse, Zeitfenster und Ablehnungsgrund fest. Dafür ist nicht zwangsläufig eine lückenlose Bewegungsaufzeichnung nötig. Wähle die Daten, mit denen sich die konkrete Kapazitätsfrage beantworten lässt.

Sorge außerdem für stabile Fahrzeugkennungen. Ein Kennzeichenwechsel darf kein scheinbar neues Nutzungsprofil erzeugen. Wie du solche Änderungen handhabst, zeigt der Beitrag zu Fahrzeugstammdaten in der Flottensoftware.

Arbeitshilfe für eine vierwöchige Auswertung

Lege einen repräsentativen Zeitraum fest und kennzeichne Feiertage, Sonderaufträge oder außergewöhnliche Ausfälle. Nutze diese Fragen als Arbeitsblatt:

• Welche Fahrzeuggruppen erfüllen dieselbe betriebliche Aufgabe?

• Wie viele Fahrzeugstunden waren ursprünglich vorgesehen?

• Welche Einschränkungen waren geplant, welche ungeplant?

• Wann konzentrieren sich die Anfragen?

• Welche Buchungen wurden gar nicht oder kürzer genutzt?

• Welche Fahrten scheiterten an einem passenden Fahrzeug oder Ladefenster?

• Welche organisatorische Änderung lässt sich anschließend erproben?

Wähle eine konkrete Änderung und prüfe ihre Wirkung in einem weiteren passenden Zeitraum. Halte dabei Einsatzqualität und abgelehnte Anfragen sichtbar. Eine steigende Auslastung ist nur hilfreich, wenn die Aufgaben weiterhin zuverlässig erledigt werden können.

Übersetze das Ergebnis in Softwareanforderungen

Du brauchst getrennte Felder für geplant, gebucht, genutzt und gesperrt. Zusätzlich sollte sich die Auswertung nach Fahrzeuggruppe und Zeitfenster filtern lassen. Prüfe in einer Demonstration, ob nachträgliche Rückgabekorrekturen die Berechnung nachvollziehbar verändern.

Für die Übernahme in einen regelmäßigen Arbeitsablauf eignet sich ein Flotten-Dashboard mit klaren Kennzahlen. Die technische Verfügbarkeit einer Buchungs- oder Telematikanbindung musst du für deine Umgebung gesondert klären.

StromNow unterstützt die Ladeübersicht und die Zuordnung von Ladevorgängen zu Fahrzeugen. Bei StromNow für Flotten kannst du deinen Bedarf rund um Ladeorganisation und Fahrzeugnutzung besprechen. Eine vollständige Buchungs- oder Auslastungsfunktion ist damit nicht automatisch zugesagt.