THG für Firmenflotten: Fahrzeuge, Halter und Antragsunterlagen organisieren

Für die THG-Vermarktung einer Firmenflotte brauchst du eine geprüfte Fahrzeugliste je Quotenjahr, aktuelle Halternachweise und Klarheit über bereits erteilte Mandate. Die Zahl der elektrischen Fahrzeuge allein genügt nicht. Jedes Fahrzeug muss für das jeweilige Jahr berechtigt sein und darf nicht doppelt eingereicht werden. Besonders bei Leasing, Tochtergesellschaften und Fahrzeugwechseln lohnt sich deshalb eine zentrale Prüfung vor der Übergabe an einen Dienstleister.

Dieser Beitrag behandelt die fahrzeugbezogene Anrechnung nichtöffentlichen Ladens in Deutschland, Stand 24. September 2026. Die Vermarktung tatsächlich abgegebener Strommengen öffentlicher Ladepunkte ist ein anderes Verfahren.

Lege zuerst das Quotenjahr und die verantwortliche Gesellschaft fest

Beginne nicht mit dem Hochladen von Fahrzeugscheinen, sondern mit einer eindeutigen Zuständigkeit. Wer darf für welche Gesellschaft handeln? Welche Quotenjahre sollen erfasst werden? Welche Unterlagen oder Verträge liegen bereits bei Einkauf, Finance, Leasingmanagement oder einzelnen Fahrern?

Eine Unternehmensgruppe sollte ihre Fahrzeuge nicht nur unter dem gemeinsamen Markennamen sammeln. Maßgeblich ist die tatsächliche Halter- und Berechtigungsstruktur. Ein zentraler Fuhrpark kann mehrere Gesellschaften koordinieren, braucht dafür aber einen nachvollziehbaren Auftrag und korrekt zugeordnete Nachweise.

Lege für jedes Fahrzeug einen Jahresstatus an: ungeprüft, Unterlagen fehlen, bereit zur Einreichung, eingereicht, bescheinigt oder abgeschlossen. Diese Status dienen deiner internen Organisation. Sie sollten nicht mit einer behördlichen Zusage verwechselt werden.

Prüfe die Berechtigung am Fahrzeug

Nach § 7 der 38. BImSchV ist die Anrechnung des nichtöffentlich geladenen Stroms an reine Batterieelektrofahrzeuge und die einschlägigen Schätzwerte gebunden. Als Betreiber gilt hier die Person, auf die das Fahrzeug nachweislich zugelassen ist. Eigentümer, Leasingzahler und Fahrer sind daher nicht automatisch dieselbe berechtigte Person.

Prüfe die Fahrzeugart und Klasse anhand der Zulassungsunterlagen. Ein Plug-in-Hybrid gehört nicht einfach deshalb in die Liste, weil er regelmäßig elektrisch lädt. Auch besondere Fahrzeugklassen sollten nicht ohne Prüfung wie ein gewöhnlicher Pkw behandelt werden.

Bei geleasten Fahrzeugen lies sowohl den Haltereintrag als auch die vertraglichen Regelungen. Erkundige dich ausdrücklich nach bereits vorgenommenen THG-Anmeldungen oder erteilten Berechtigungen. Eine interne Annahme wie „Das Leasingfahrzeug wird von uns bezahlt“ ersetzt diese Prüfung nicht.

Erstelle eine Fahrzeugakte mit wenigen eindeutigen Feldern

Die Akte sollte dem Prüfer ermöglichen, Fahrzeug, Gesellschaft und Quotenjahr ohne Rückfragen zusammenzuführen. Verwende eine dauerhafte interne Fahrzeugkennung und übernimm amtliche Angaben sorgfältig. Ein Kennzeichen allein kann sich ändern und ist deshalb für die langfristige Historie nicht immer ausreichend.

Ergänze nur tatsächlich benötigte weitere Angaben. Die Akte ist kein Anlass, sämtliche Informationen über Fahrer oder private Nutzung zu sammeln. Stimme den Übermittlungsweg mit dem Dienstleister ab und verwende den vorgesehenen geschützten Kanal für Fahrzeugunterlagen.

Prüfe Lesbarkeit und Aktualität vor der Übergabe

Als gesetzlicher Nachweis dient die Zulassungsbescheinigung Teil I. § 7 Abs. 2 der 38. BImSchV enthält Anforderungen an die aktuelle Kopie und ihre Aufbewahrung beim Dritten. Für deinen Prozess bedeutet das: Verwende keine jahrelang unverändert weitergereichte Datei, ohne ihre Aktualität zu prüfen.

Kontrolliere, ob alle erforderlichen Bereiche erkennbar sind und Angaben mit der Fahrzeugliste übereinstimmen. Unleserliche Ausschnitte oder vertauschte Dateien erzeugen Rückfragen. Benenne Dokumente so, dass sie dem richtigen Fahrzeug und Jahr zugeordnet werden können, ohne personenbezogene Angaben unnötig in Dateinamen zu verbreiten.

Führe vor der Sammelübergabe eine Stichprobe durch und kläre wiederkehrende Fehler. Wird etwa regelmäßig nur ein unvollständiger Ausschnitt eingereicht, sollte die Anleitung für die Mitarbeiter verbessert werden. Es ist effizienter, die Eingabe einmal verständlich zu erklären, als jede Datei einzeln zurückzugeben.

Sichere Fahrzeugwechsel gegen Doppelanträge ab

Die anrechenbare Menge kann pro Fahrzeug und Verpflichtungsjahr nur einmal berücksichtigt werden. Bei einem Halterwechsel nach bereits erfolgter Mitteilung muss der bisherige Halter den neuen Halter darüber informieren. Diese Regeln ergeben sich aus § 7 Abs. 4 und 5 der 38. BImSchV.

Nimm den THG-Status deshalb in Fahrzeugzugang und Fahrzeugabgang auf. Bei einer Tageszulassung oder einem unterjährigen Gebrauchtwagenkauf fragst du den bisherigen Halter nach dem laufenden Jahr. Beim Verkauf hältst du fest, ob bereits eingereicht wurde und welche Information übergeben werden muss.

Hypothetischer Prozessfall: Ein Unternehmen übernimmt im Juli ein Elektrofahrzeug. Die Unterlagen passen, der neue Haltereintrag ist vorhanden. Trotzdem darf der Fuhrpark nicht ohne Nachfrage davon ausgehen, dass die THG-Menge für dieses Jahr noch frei ist. Der vorangegangene Halter könnte sie bereits gemeldet haben. Die Klärung erfolgt vor einer weiteren Beauftragung.

Verwende die richtige Frist

Für die fahrzeugbezogene Meldung nach § 7 gilt nach § 8 Abs. 1 der 38. BImSchV der 15. November des jeweiligen Verpflichtungsjahres. Die häufig ebenfalls genannte Frist 28. Februar des Folgejahres betrifft Strommengen öffentlicher Ladepunkte nach § 6. Diese Termine dürfen nicht verwechselt werden.

Ein Dienstleister kann einen früheren Annahmeschluss benötigen, um Unterlagen zu prüfen und rechtzeitig einzureichen. Vereinbare daher einen eigenen internen Termin mit Zeit für Rückfragen. Ein am letzten Tag hochgeladenes Dokument bedeutet nicht automatisch, dass die Meldung bereits vollständig bei der Behörde eingegangen ist.

Lass dir nach der Übergabe den Bearbeitungsstand je Fahrzeug beziehungsweise ein nachvollziehbares Sammelprotokoll geben. Halte zurückgewiesene oder noch unvollständige Fälle separat. Die erfolgreiche Übertragung eines Datenpakets ist nicht dasselbe wie die erfolgreiche Prüfung jedes darin enthaltenen Fahrzeugs.

Verbinde den Abschluss mit Finance

Das Umweltbundesamt beschreibt seine Rolle als Prüfung und Bescheinigung von Strommengen. Die Auszahlung einer THG-Prämie entsteht durch Vermarktungsverträge; sie ist keine Prämienzahlung des UBA. Die erwartete Forderung und ihre Auszahlung sollten deshalb zum tatsächlich vereinbarten Dienstleisterangebot passen.

Gleiche am Ende Fahrzeugliste, akzeptierte Fälle, vereinbarte Beträge und Zahlungseingänge ab. Prüfe Differenzen je Fahrzeugklasse und Jahr. Erlöse solltest du auch im Flottencontrolling getrennt von den eigentlichen Ladekosten führen; der Beitrag Ladekosten im Fuhrpark senken hilft, die Kostenseite eigenständig zu bewerten.

StromNow bietet THG-Service für Unternehmen von der Prüfung der Voraussetzungen und Unterlagen über Bescheinigung und Vermarktung bis zur vereinbarten Auszahlung. Bereite eine THG-Anfrage für deine Flotte vor: Fahrzeugzahl, Klassen, Halterstruktur, Quotenjahr und bekannte Vorbeauftragungen ermöglichen einen konkreten Einstieg.