Kosten pro Kilometer der E-Flotte berechnen: Mit klaren Kostengrenzen

Die Kosten pro Kilometer deiner E-Flotte berechnest du, indem du die zugehörigen Kosten eines Zeitraums durch die gefahrenen Kilometer desselben Fahrzeugumfangs teilst. Aussagekräftig wird die Kennzahl erst mit einer klaren Definition: Geht es um reine Ladekosten, laufende Betriebskosten oder vollständig zugeordnete Fahrzeugkosten?

Lege diese Grenze vor der ersten Auswertung fest und behalte sie für die folgenden Berichte bei. So erkennt dein Team, wodurch sich die Kennzahl verändert und welche Maßnahme daraus abgeleitet werden kann. Eine niedrige Zahl ist ohne Erklärung ihres Umfangs kaum hilfreich.

Drei Kostenebenen sauber benennen

Für den Einstieg kannst du eine Kennzahl „Ladekosten je Kilometer“ bilden. Dazu gehören die für den festgelegten Umfang tatsächlich zugeordneten Ladepositionen. Dokumentiere, ob zusätzliche Gebühren und anteilige Grundkosten enthalten sind.

Eine weitere Ebene ergänzt laufende Fahrzeugkosten, beispielsweise Wartung, Reifen und Versicherung. Für vollständig zugeordnete Fahrzeugkosten kommen die nach eurem internen Rechnungswesen angesetzten Fahrzeug- und gegebenenfalls Infrastrukturkosten hinzu. Kläre diese Abgrenzung mit dem Controlling.

Vermeide doppelte Positionen. Bei einem geleasten Fahrzeug darf dieselbe Fahrzeugbereitstellung nicht zusätzlich noch einmal über eine parallel angesetzte Abschreibung einfließen. Ebenso sollten Infrastrukturkosten nicht zugleich in einem internen Ladestrompreis und als eigenständiger Zuschlag erfasst werden, wenn der Preis sie bereits vollständig enthält. Halte die Kostenlogik schriftlich fest.

Kosten und Kilometer müssen zusammengehören

Wähle einen festen Zeitraum und einen eindeutig abgegrenzten Fahrzeugbestand. Berücksichtige Ein- und Austritte während dieses Zeitraums nachvollziehbar. Kosten für ein ausgeschiedenes Fahrzeug dürfen nicht versehentlich auf die Kilometer der verbleibenden Fahrzeuge verteilt werden.

Prüfe den Ursprung der Kilometerstände und den Zeitpunkt ihrer Erfassung. Fehlende Monatsendstände können eine Schätzung notwendig machen. Diese muss sichtbar bleiben, bis ein belastbarer Wert vorliegt. Eine rechnerisch genaue Zahl aus unvollständigen Eingangsdaten vermittelt sonst zu viel Sicherheit.

Unterscheide außerdem Leistungszeitraum und Rechnungseingang. Eine im Folgemonat eingehende Rechnung kann Ladevorgänge des Vormonats betreffen. Für eine Auswertung nach Leistung müssen solche Positionen passend zugeordnet oder als noch ausstehend gekennzeichnet werden. Stimmen Datenstand und Abgrenzung nicht, ist die Monatskennzahl vorläufig.

Rechenbeispiel: Ladekosten und Fahrzeugkosten

Fiktives Rechenbeispiel, keine Aussage über marktübliche Kosten: Zehn Fahrzeuge fahren in einem Monat zusammen 24.000 Kilometer. Für denselben Fahrzeugumfang und Zeitraum sind 1.680 Euro Ladekosten zugeordnet. Weitere nach dem gewählten Modell abgegrenzte Fahrzeugkosten betragen 7.920 Euro. Alle Werte verwenden dieselbe Netto- beziehungsweise Bruttogrundlage.

Die Rechnung lautet:

• Ladekosten je Kilometer: 1.680 Euro ÷ 24.000 km = 0,07 Euro/km.

• Zugeordnete Gesamtkosten: 1.680 Euro + 7.920 Euro = 9.600 Euro.

• Gesamtkosten je Kilometer: 9.600 Euro ÷ 24.000 km = 0,40 Euro/km.

Die beiden Ergebnisse beantworten unterschiedliche Fragen. Im Monatsbericht sollten sie deshalb eigene Namen und eine kurze Beschreibung ihres Umfangs erhalten. Die 0,07 Euro sind keine vollständigen Fahrzeugkosten.

Sind im nächsten Monat weniger Kilometer angefallen, können unveränderte feste Kosten einen höheren Betrag je Kilometer ergeben. Das allein belegt noch keine Verschlechterung der technischen Fahrzeugeffizienz. Prüfe zuerst die Auslastung und den zugrunde liegenden Einsatz.

Den Flottenwert richtig zusammenfassen

Berechne den Gesamtwert aus der Summe der relevanten Kosten geteilt durch die Summe der relevanten Kilometer. Ein einfacher Durchschnitt einzelner Fahrzeugkennzahlen gewichtet Fahrzeuge mit wenig Fahrleistung sonst genauso stark wie Fahrzeuge mit hoher Fahrleistung.

Bei Fahrzeugen ohne gefahrene Kilometer ist eine Division nicht möglich. Weise ihre angefallenen Kosten und den Grund des Stillstands separat aus. Für die Gesamtflotte können diese Kosten innerhalb eurer definierten Abgrenzung berücksichtigt werden; der Bericht sollte das deutlich erklären.

Für die Ursachenanalyse helfen Gruppen nach Einsatzprofil oder Standort. Behalte ihre Definition über die Zeit bei. Wenn sich die Zusammensetzung verändert, kennzeichne den Wechsel. Die Auslastung des Elektrofuhrparks liefert dazu ergänzenden Kontext.

Arbeitshilfe: Der Kennzahlensteckbrief

Erstelle einen Steckbrief, den Fuhrpark und Controlling gemeinsam freigeben:

1. Name: Welche Kostenebene bildet die Kennzahl ab?

2. Zeitraum und Umfang: Welche Fahrzeuge und Tage sind enthalten?

3. Kostenliste: Welche Positionen fließen ein und wie werden sie zugeordnet?

4. Kilometerquelle: Woher kommen Anfangs- und Endwerte?

5. Datenstatus: Welche Angaben fehlen oder sind geschätzt?

6. Berechnung: Welche Summen stehen im Zähler und Nenner?

7. Verantwortung: Wer prüft, korrigiert und veröffentlicht den Wert?

Teste die Rechnung mit einem normalen Monat, einem Fahrzeugwechsel und einer verspäteten Rechnung. Prüfe auch, ob bereits abgerechnete Ladeenergie einschließlich ihrer Kosten übernommen wurde. Ein pauschaler Zuschlag für Ladeverluste würde diesen Anteil unter Umständen doppelt berücksichtigen.

Für den laufenden Prozess kannst du den Steckbrief in dein automatisiertes Flottenreporting übernehmen. Die Software sollte Datenstand, Kostenumfang und Rechenweg erkennen lassen. Ob sie die vollständige Kennzahl berechnet oder lediglich Ausgangsdaten liefert, gehört in den konkreten Funktionstest.

Nutze einen Musterzeitraum und deinen Kennzahlensteckbrief, um die benötigten Daten zu klären: Flottenbedarf mit StromNow besprechen.