Heimladen erstatten: So kommt das Geld über die Lohnabrechnung zu deinen Mitarbeitenden
Die Erstattung fürs Heimladen erreicht deine Mitarbeitenden am einfachsten über die reguläre Lohnabrechnung. Für E-Dienstwagen ist sie als Auslagenersatz steuerfrei, wenn die geladene Strommenge gesondert gemessen und mit dem tatsächlichen Strompreis oder der Strompreispauschale bewertet wird. Entscheidend ist ein fester Ablauf: messen, prüfen, freigeben, auszahlen.
Dieser Beitrag richtet sich an HR, Lohnbuchhaltung und Fuhrparkmanagement. Er zeigt, wer welchen Schritt verantwortet, wann ausgezahlt wird und welche Unterlagen du für das Lohnkonto brauchst.
Ist die Erstattung fürs Heimladen steuerfrei?
Für betriebliche Elektro- und Hybridelektrofahrzeuge, die Mitarbeitende auch privat nutzen, ja. Laut BMF-Schreiben vom 11. November 2025 ist die Erstattung der selbst getragenen Stromkosten dann steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG. Für private Fahrzeuge der Mitarbeitenden gilt das nicht: Dort ist eine Erstattung steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Voraussetzung ist in jedem Fall eine gesondert gemessene Strommenge, zum Beispiel über die Wallbox oder das Fahrzeug. Bewertet wird sie entweder mit dem individuellen Vertragspreis oder mit der Strompreispauschale, die 2026 bei 34 Cent pro kWh liegt. Details findest du in unserem Beitrag zur Strompreispauschale 2026.
Wer macht was? Rollen im Erstattungsprozess
Damit eine Erstattung pünktlich und korrekt ausgezahlt wird, braucht jeder Schritt eine klare Zuständigkeit. Bewährt hat sich diese Aufteilung:
Rolle | Aufgabe | Ergebnis |
|---|---|---|
Mitarbeitende | Ladetechnik einrichten, Tarif oder Pauschale hinterlegen, Auffälligkeiten melden | vollständige Ladedaten |
Fuhrpark | Fahrzeugzuordnung prüfen, Ausnahmen klären, Monatsübersicht freigeben | geprüfte Ladevorgänge |
Lohnbuchhaltung | Betrag als Auslagenersatz erfassen, auszahlen, Belege zum Lohnkonto | Auszahlung mit dem Gehalt |
Steuerberatung | Methode und Sonderfälle bestätigen | abgesicherte Regeln |
Wie läuft die Erstattung Schritt für Schritt ab?
1. Ladevorgänge messen und zuordnen
Die Grundlage sind kWh, die einem Dienstwagen eindeutig zugeordnet sind. Lädt im Haushalt auch ein Privatwagen an derselben Wallbox, müssen die Vorgänge getrennt erfasst werden. Wie das gelingt, beschreibt unser Beitrag zu Dienstwagen und Privatwagen an einer Wallbox.
2. Monatlichen Stichtag festlegen
Lege einen festen Abrechnungszeitraum fest, etwa den Kalendermonat, und einen Stichtag für die Übergabe an die Lohnbuchhaltung. So vermeidest du, dass Ladevorgänge doppelt oder gar nicht abgerechnet werden. Ladungen kurz vor Monatsende landen im Folgemonat, wenn sie nach dem Stichtag eingehen.
3. Prüfen und freigeben
Der Fuhrpark prüft die Monatsübersicht auf Auffälligkeiten: fehlende Tage, ungewöhnlich hohe Mengen oder Ladungen nach einem Fahrzeugwechsel. Eine Auffälligkeit ist zunächst nur ein Prüfhinweis. Fehlen Daten, hilft ein dokumentierter Korrekturprozess – siehe Heimladedaten fehlen: Abrechnung korrigieren.
4. Auszahlen über die Gehaltsabrechnung
Die Lohnbuchhaltung erfasst den freigegebenen Betrag als steuerfreien Auslagenersatz und zahlt ihn mit dem nächsten Gehalt aus. Das hat zwei Vorteile: Mitarbeitende sehen die Erstattung auf ihrer Abrechnung, und du brauchst keinen zweiten Zahlungsweg. Alternativ ist eine separate Überweisung möglich, wenn dein Unternehmen das so festlegt.
5. Belege aufbewahren
Bewahre die Grundlagen jeder Erstattung nachvollziehbar auf: Strommenge, Zeitraum, Fahrzeug, angewandte Methode und Preis. So kannst du bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung zeigen, wie der Betrag entstanden ist. Die konkrete Aufbewahrung stimmst du mit deiner Lohnbuchhaltung ab.
Monatlich oder jährlich erstatten?
Rechtlich legt das BMF-Schreiben keinen Auszahlungsrhythmus fest. Die Wahl der Methode – tatsächliche Kosten oder Pauschale – muss aber für das ganze Kalenderjahr einheitlich sein. In der Praxis hat sich die monatliche Erstattung bewährt: Mitarbeitende strecken die Stromkosten nicht lange vor, und Fehler fallen früh auf.
Monatlich: geringe Vorfinanzierung für Mitarbeitende, mehr Abrechnungsläufe
Quartalsweise: weniger Läufe, aber höhere Beträge und spätere Fehlererkennung
Jährlich: wenig Aufwand, aber hohe Vorfinanzierung und schwierige Korrekturen
Was gilt für öffentliches Laden unterwegs?
Laut BMF können Kosten für Strom von Dritten, etwa an einer öffentlichen Ladesäule, zusätzlich anhand von Belegen erstattet werden. Einfacher ist es, wenn öffentliches Laden gar nicht erst über private Karten läuft: Mit einer Firmen-Ladekarte landen die Ladevorgänge direkt auf der Rechnung des Unternehmens. Mehr dazu im Beitrag Ad-hoc-Laden oder Ladekarte.
Checkliste für HR und Lohnbuchhaltung
Methode für das Kalenderjahr festgelegt und dokumentiert
Gesonderte Messung je Dienstwagen sichergestellt
Stichtag und Zuständigkeiten für die Monatsfreigabe definiert
Lohnart für steuerfreien Auslagenersatz eingerichtet
Regel für Korrekturen und Nachzahlungen beschlossen
Fall des Austritts oder Fahrzeugwechsels geregelt
Belegablage mit der Lohnbuchhaltung abgestimmt
Welche Sonderfälle solltest du vorab regeln?
Die meisten Rückfragen entstehen nicht im Normalfall, sondern bei Ausnahmen. Kläre deshalb vorab mit der Lohnbuchhaltung, wie ihr mit diesen Situationen umgeht:
Fahrzeugwechsel im laufenden Monat: Ladevorgänge werden dem jeweiligen Fahrzeug zugeordnet und getrennt ausgewiesen.
Austritt: Die letzte Erstattung erfolgt mit der Schlussabrechnung; offene Ladevorgänge nach dem Stichtag werden nachträglich geprüft.
Tarifwechsel des Mitarbeitenden: Bei tatsächlichen Kosten gilt der neue Preis ab dem Wechsel, ein aktueller Vertragsnachweis wird nachgereicht.
Elternzeit oder längere Abwesenheit: Ohne Ladevorgänge entsteht keine Erstattung, die Einrichtung bleibt bestehen.
Je klarer diese Regeln dokumentiert sind, desto weniger Einzelfallentscheidungen braucht es im laufenden Jahr.
Wie StromNow die Lohnbuchhaltung entlastet
StromNow Home Charging erfasst die Heimladevorgänge über ein unterstütztes Fahrzeug oder eine passende Wallbox, berücksichtigt den hinterlegten Stromtarif und stellt die Belege per E-Mail und im Dashboard bereit. Du lädst sie gesammelt herunter und gibst sie an die Buchhaltung weiter. Die Auszahlung übernimmt dein Unternehmen – Zahlungsweg und Zeitpunkt bestimmst du.
Zeig uns deinen heutigen Ablauf, und wir besprechen in der Demo, wie die Belege in deine Lohnabrechnung passen.
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Quellen und weiterführende Informationen
Stand: 20. Oktober 2026. Allgemeine Informationen, keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Das Titelbild ist ein KI-generiertes Symbolbild.
BMF-Schreiben vom 11. November 2025
§ 3 EStG auf gesetze-im-internet.de
StromNow: Dienstwagen zu Hause laden und abrechnen
StromNow Magazin: Dienstwagen zu Hause laden – Stromkosten richtig erstatten
Häufige Fragen zur Heimlade-Erstattung
Ist die Erstattung fürs Heimladen eines Dienstwagens steuerfrei?
Ja, wenn das Fahrzeug ein betriebliches E- oder Hybridelektrofahrzeug ist, das auch privat genutzt wird. Dann ist die Erstattung steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG. Die Strommenge muss gesondert gemessen sein.
Wie wird die Heimlade-Erstattung ausgezahlt?
Meist über die reguläre Gehaltsabrechnung als steuerfreier Auslagenersatz. Eine separate Überweisung ist möglich, wenn dein Unternehmen das festlegt. Wichtig ist ein fester Stichtag für die Freigabe.
Wie oft sollte ich das Heimladen erstatten?
Monatlich hat sich bewährt, weil Mitarbeitende die Stromkosten nur kurz vorfinanzieren und Fehler früh auffallen. Das BMF schreibt keinen Rhythmus vor, die Methode muss aber für das ganze Jahr gleich bleiben.
Was passiert, wenn Ladedaten fehlen?
Ohne gemessene Menge gibt es keine steuerfreie Erstattung für diesen Zeitraum. Lege einen dokumentierten Korrekturprozess fest und kläre Nachzahlungen mit der Lohnbuchhaltung.
Zahlt StromNow die Erstattung an Mitarbeitende aus?
Nein. StromNow erfasst die Heimladevorgänge und stellt die Belege bereit. Dein Unternehmen zahlt die Erstattung über den gewählten Abrechnungsweg aus.